PRAVILNIK

O ZAŠTITI OSOBNIH PODATAKA

Dana 25. svibnja 2018. godine stupila je na snagu Uredba EU o zaštiti osobnih podataka od 27. travnja 2016. godine. Uredba je obvezujuća i izravno je primjenjiva na sve organizacije koje koriste osobne podatke u poslovne svrhe u svim državama Europske unije.

Grad Vinkovci (dalje u tekstu: Grad) kao voditelj obrade osobnih podataka brine o zaštiti vaših osobnih podataka od neovlaštenog pristupa, zlouporabe, otkrivanja, gubitka ili uništenja u skladu s Uredbom (EU) 2016&679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. godine o zaštiti pojedinca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka (Opća uredba o zaštiti podataka – dalje u tekstu Opća uredba) i mjerodavnim nacionalnim zakonodavstvom i zakonodavstvom Europske unije.

Pravilnikom o zaštiti osobnih podataka (dalje u tekstu: Pravilnik) se definiraju osnovna načela i pravila zaštite osobnih podataka, svrha i cilj prikupljanja osobnih podataka, obrada i upravljanje osobnim podacima unutar Grada.

I.OSNOVNI POJMOVI

Osobni podaci – svaki podatak koji se odnosi na ispitanika, a na temelju kojega se pojedinca može izravno ili neizravno identificirati, osobito uz pomoć identifikatora kao što su ime, identifikacijski broj, podaci o lokaciji, mrežni identifikator ili uz pomoć jednog ili više čimbenika svojstvenih za fizički, fiziološki, genetski, mentalni, ekonomski, kulturni ili socijalni identitet tog pojedinca;

Obrada – svaki postupak ili skup postupaka koji se obavljaju na osobnim podacima ili na skupovima osobnih podataka (prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, pohrana, prilagodba ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, uporaba, otkrivanje, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje).

Ispitanik – svaka fizička osoba čiji se osobni podaci prikupljaju, obrađuju ili pohranjuju, a čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi;

Privola – svako dobrovoljno, posebno, informirano i nedvosmisleno izražavanje ispitanika kojom on izjavom ili jasnom radnjom daje pristanak na obradu osobnih podataka koji se na njega odnose. Kada obrada ima više svrha, privola se mora dati za svaku svrhu posebno.

Voditelj obrade – fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje samo ili zajedno s drugima određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka.

Izvršitelj obrade – fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje obrađuje osobne podatke u ime voditelja obrade.

Primatelj obrade – fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo kojem se otkrivaju osobni podaci.

Povreda osobnih podataka – kršenje sigurnosti koje dovodi do slučajnog ili nezakonitog uništenja, gubitka, izmjene, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa osobnim podacima.

II. VODITELJ OBRADE OSOBNIH PODATAKA

Za obradu osobnih podataka odgovoran je Grad – voditelj obrade podataka:

Grad Vinkovci

Bana Jelačića 1, 32 100 Vinkovci

OIB: 67648791479

III.        SLUŽBENIK ZA ZAŠTITU OSOBNIH PODATAKA

Grad, kao voditelj zbirke osobnih podataka imenovao je službenika za zaštitu osobnih podataka. Službenik za zaštitu osobnih podataka mora biti uključen u sva pitanja u pogledu zaštite osobnih podataka te služi kao kontakt za sva pitanja ispitanika u pogledu zaštite njihovih osobnih podataka. Službenik za zaštitu osobnih podataka Grada je:

Slavko Bošnjak

Telefon: 032/337-200

Email: slavko.bosnjak@vinkovci.hr

IV. NAČELA OBRADE OSOBNIH PODATAKA

1. Zakonitost, poštenost i transparentnost obrade: obrada treba biti u skladu s određenim pravnim temeljem, dok se načelima poštene i transparentne obrade zahtijeva da je pojedinac informiran o postupku obrade i njenim svrhama, te da je voditelj obrade obvezan ispitaniku pružiti sve dodatne informacije neophodne za osiguravanje poštene i transparentne obrade uzimajući u obzir posebne okolnosti i kontekst obrade osobnih podataka.

2. Ograničavanje svrhe: osobni podaci moraju biti prikupljani u posebne, izričite i zakonske svrhe te se dalje ne smiju obrađivati na način koji nije u skladu s tim svrhama, što znači da se prikupljeni podaci ne smiju koristiti za svrhe koje nisu predviđene u trenutku prikupljanja odnosno u svrhe za koju ispitanik nije dao izričitu privolu. Daljnja obrada u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe ne smatra se neusklađenom s prvotnim svrhama.

3. Smanjenje količine podataka: podaci moraju biti primjereni, relevantni i ograničeni samo na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju, odnosno količina i vrsta podataka koji se prikupljaju moraju biti primjereni svrsi obrade te se ne smije prikupljati više podataka nego što je nužno, odnosno treba se prikupljati što je moguće manje podataka i što je moguće manje vrsta podataka.

4. Ograničenje pohrane: podaci moraju biti čuvani u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju. Prikupljeni osobni podaci čuvaju se samo onoliko koliko je potrebno da se ispuni svrha radi koje se podaci prikupljaju nakon čega trebaju biti trajno izbrisani ili pseudonimizirani tako da se ne mogu povezati s konkretnom osobom. Dulja razdoblja čuvanja su moguća samo ako će se osobni podaci obrađivati isključivo u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe uz provedbu primjerenih mjera zaštite propisanih Uredbom.

5. Cjelovitost i povjerljivost: podaci se moraju obrađivati na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene i nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja.

6. Točnost: osobni podaci moraju biti točni i prema potrebi ažurni.

 V. PRAVNI TEMELJ OBRADE

Za zakonitu obradu osobnih podataka potrebno je ispuniti barem jedan od sljedećih pravnih temelja:

• ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka
• obrada je nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora
• obrada je nužna radi poštivanja pravnih obveza voditelja obrade
• obrada je nužna kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe
• obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti voditelja obrade
• obrada je nužna za potrebe legitimnih interesa voditelja obrade ili treće strane

VI. OBRADA OSOBNIH PODATAKA

Grad obrađuje sljedeće osobne podatke fizičkih osoba:  svojih zaposlenika, polaznika stručnog osposobljavanja za rad bez zasnivanja radnog odnosa, pripravnika, klijenata, poslovnih partnera, sudionika natječajnog postupka, sudionika u projektima koje Grad provodi kao nositelj, partner ili angažirani stručnjak u sklopu Europskih strukturnih i investicijskih programa, Programa Unije, te nacionalnih programa i sl., podnositelja podnesaka, predstavki, molbi i slično, ponuditelja i ostalih osoba u postupku jednostavne i javne nabave, i dr. Osobni podaci obrađuju se na temelju zakonskih obveza, realizacije ugovora, privole ispitanika i legitimnog interesa voditelja obrade osobnih podataka (Grada).

Pravilnik se ne primjenjuje na anonimizirane/pseudonimizirane podatke. Anonimizirani/pseudonimizirani podatak je podatak koji se ne može povezati s određenom fizičkom osobom ili se ne može povezati bez nerazmjernog truda pa se stoga i ne smatra osobnim podatkom.

6.1. SUDIONICI NA DOGAĐANJIMA GRADA

Grad obrađuje osobne podatke osoba koje su se prijavile i/ili sudjelovale na nekom događanju u organizaciji Grada (primjerice info dani, konferencije ili radionice i sl). To su sljedeće kategorije (ovisno o određenom događanju, obrada može obuhvaćati samo neke od navedenih kategorija): ime i prezime, e-mail, broj telefona, pravna osoba koju pojedinac predstavlja, potpis. Grad osobne podatke predmetnih ispitanika obrađuje na temelju legitimnog interesa.

NAPOMENA: Na događanjima koje organizira Grad moguće je fotografiranje sudionika. Fotografije su namijenjene promidžbi događanja. Promidžba događanja je nužna uzme li se u obzir javni karakter djelovanja Grada, kao i obveza Grada o informiranju u sklopu projekta u kojem sudjeluje. Riječ je o skupnim fotografijama koje nisu usredotočene na pojedinca, već na skupinu ljudi ili samo događanje. Cilj fotografija nije identifikacija pojedinaca niti će uz fotografije biti objavljeni podaci o sudionicima.

Uzmu li se u obzir javni karakter djelovanja Grada i opravdana očekivanja novinara kao profesionalaca kojima je uloga obavještavanje javnosti, Grad može obrađivati osobne podatke novinara neovisno o tome je li se on prijavio na događanje te je li prije sudjelovao na sličnom događanju Grada. U tu svrhu Grad obrađuje samo javno dostupne osobne podatke novinara koje redovito provjerava kako bi osigurala njihovu točnost.

6.2. SUDIONICI NA PROJEKTIMA U KOJIMA JE GRAD NOSITELJ, PARTNER ILI UGOVORENI STRUČNJAK ZA POMOĆ PRI PROVEDBI PROJEKTA

U slučaju kada je Grad nositelj ili partner na projektu, nalazi se u ulozi voditelja obrade osobnih podataka sudionika odnosno pripadnika ciljne skupine na projektu. Osobne podatke obrađujemo ispunjavajući svoje pravne obveze prema tijelu koje (su)financira projekt, a u svrhu  praćenja provedbe projekata te pravdanja financijskih troškova provedbe projekta. To su sljedeće kategorije osobnih podataka (ovisno o određenu projektu/programu, obrada može obuhvaćati samo neke od navedenih kategorija): ime, prezime, adresa/prebivalište, datum i mjesto rođenja, državljanstvo, spol, OIB, broj identifikacijskog dokumenta, fotografija, e-adresa, broj telefona, podaci o školovanju te stečenim zvanjima, broj bankovnog računa, pojedina rješenja ovlaštenih državnih tijela kojima se dokazuje pripadnost određenoj ciljnoj skupini, podaci o mogućim posebnim potrebama pojedinaca, podaci o članovima obitelji i sl.

Uz nositelja ili partnera na projektu, tijelo koje (su)financira projekt je također primatelj osobnih podataka, odnosno voditelj obrade u svrhu praćenja provedbe i evaluacije projekta/programa.

6.3. POSTAVLJANJE PITANJA UNOSOM PREKO INTERNETSKE STRANICE

U slučaju postavljanja pitanja preko internetske stranice za koju se traže osobni podaci: ime i prezime i email, ovi podaci prikupljaju se isključivo u svrhu komunikacije s određenim korisnikom koji je postavio pitanje te kako bi se mogao odgovor proslijediti korisniku.

6.4.PODACI PRIKUPLJENI IZ JAVNO DOSTUPNIH IZVORA

Ovakvo prikupljanje osobnih podataka, Grad će temeljiti na postojećim odgovarajućim pravnim osnovama utemeljenima na zakonima.

VII.      ZAŠTITA OSOBNIH PODATAKA

Grad upotrebljava tehničke i organizacijske mjere zaštite podataka korisnika od neovlaštenog uvida osoba unutar i izvan Grada, izmjene, gubitka, krađe i bilo koje druge povrede i zloupotrebe podataka. Te mjere su:

– Grad sklapa ugovore s izvršiteljima obrade u kojima su istaknuti i članci o zaštiti osobnih podataka

– Implementiraju se sve mjere zaštite na sustavima na kojima se nalaze podaci korisnika

– Papirnate arhive (registratori) s osobnim podacima korisnika pohranjeni su u ormarima koji

se nakon završetka radnog vremena zaključavaju

– Elektronske baze osobnih podataka pohranjene su u računalima kojima pristup imaju samo osobe koje su zadužene za prikupljanje osobnih podataka, i pale se samo s personaliziranim lozinkama

– Službenik za zaštitu osobnih podataka provodi redovne kontrole sigurnosti i mjera zaštite osobnih podataka

– Djelatnici zaduženi za zaštitu osobnih podataka educiraju se u području zaštite osobnih Podataka

VIII. GDJE SE OSOBNI PODACI OBRAĐUJU

Osobni podaci korisnika u pravilu se obrađuju u Republici Hrvatskoj. Iznimno ih, prije svega, prema ugovornim obvezama, šaljemo primateljima (ugovorna i kontrolna tijela) koji mogu biti i u drugim državama članicama Europske unije (npr. Interreg programi). Osiguranje zaštite osobnih podataka korisnika Grada je činjenica da i ostali primatelji koji obrađuju osobne podatke koje im Grada dostavlja, se nalaze na teritoriju Europske unije te podliježu odredbama Opće uredbe za zaštitu osobnih podataka.

Iznimno, kada se osobni podaci naših korisnika obrađuju i u trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama, primjenjuju se tzv. Standardne ugovorne klauzule EU-a za obrađivače u trećim zemljama.

IX. PROSLJEĐIVANJE OSOBNIH PODATAKA TREĆIM OSOBAMA

Gradu su podaci korisnika iznimno važni. Grad nikome nikada ne prodaje osobne podatke korisnika. Grad ne prosljeđuje i ne razmjenjuje podatke korisnika ni s kojim drugim pravnim ili fizičkim osobama, osim u sljedećim slučajevima:

– Ako postoji zakonska obveza ili izričito ovlaštenje na temelju zakona

– Ako za obavljanje pojedinih poslova angažiramo drugu osobu „Izvršitelj obrade“ (npr. održavanje sustava, održavanje servera, vanjsko knjigovodstvo). Naglašavamo da Izvršitelj obrade djeluje isključivo po nalogu Grada te Grad osigurava sve mjere zaštite podataka korisnika kao da ove poslove obavlja Grad – ugovor o pružanju usluge s Izvršiteljem obrade

– Ako je podatke potrebno proslijediti trećim osobama radi izvršenja ugovora

– Na temelju privole korisnika.

Vaši osobni podaci koriste se isključivo u svrhe radi kojih su prikupljeni. Daljnja obrada osobnih podataka u svrhu arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe ne smatra se neusklađenim s prvotnim svrhama.

X. PRAVA ISPITANIKA

Na temelju Opće Uredbe svaki građanin Europske unije sam raspolaže svojim osobnim podacima. U tu svrhu svaki ispitanik dobiva određena prava kojima se osigurava jednaka razina zaštite svakom pojedincu Europske unije, bez obzira na državu članicu nadležnu za postupanje u konkretnom slučaju.

Prava ispitanika:

1. pravo na informiranje – voditelj obrade mora obavijestiti ispitanika o svojem identitetu, kontakt podacima, svrhama obrade i pravnoj osnovi za obradu podataka, primateljima, iznošenju u treće zemlje, razdoblju pohrane, mogućnosti povlačenja privole. U tu svrhu ispitanik u svakom trenutku može od voditelja obrade zatražiti informaciju obrađuju li se osobni podaci koji se odnose na njega te ako se takvi osobni podaci obrađuju, o svrsi obrade, roku pohrane, iznošenju u treće zemlje

2. pravo na ispravak – ispitanik ima pravo zahtijevati ispravak netočnih osobnih podataka koji se na njega odnose, a uzimajući u obzir svrhu obrade, ispitanik ima pravo dopuniti nepotpune osobne podatke, među ostalim i davanjem dodatne izjave

3. pravo na uskraćivanje privole – ukoliko se prikupljanje i obrada podataka temelji na privoli ispitanika (koja mora biti dana u pisanom ili elektroničkom obliku) mora postojati mogućnost da se privola u svakom trenutku na jednak način na koji je dana može i povući, u kojem slučaju voditelj obrade mora prestati s prikupljanjem i obradom, a sve prikupljene podatke izbrisati

4. pravo na preseljenje podataka – ako se obrada provodi automatiziranim putem i temelji na privoli ili ugovoru, ispitanik ima pravo zatražiti svoje osobne podatke, a koje je prethodno pružio voditelju obrade, u strukturiranom obliku te u uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu te ima pravo prenijeti te podatke drugom voditelju obrade

5. pravo na zaborav – ispitanik ima pravo od voditelja obrade ishoditi brisanje osobnih podataka koji se na njega odnose te voditelj obrade ima obvezu brisati osobne podatke bez nepotrebnog odgađanja ako osobni podaci više nisu nužni u odnosu na svrhu obrade, ako je ispitanik povukao privolu za obradu, ako su osobni podaci nezakonito obrađeni

6. pravo na izvješćivanje o povredi osobnih podataka – ako je došlo do povrede osobnih podataka koji mogu prouzročiti visok rizik za prava i slobode ispitanika, voditelj obrade je dužan informirati ispitanike o povredi osobnih podataka koristeći se jasnim i jednostavnim jezikom. Jednako je dužan u roku od 72 sata od saznanja o povredi izvijestiti nadzorno tijelo.

XI. POSTUPANJE U SLUČAJU POVREDE OSOBNIH PODATAKA

U slučaju povrede osobnih podataka, Grad kao voditelj obrade osobnih podataka, bez nepotrebnog odgađanja i ukoliko je izvedivo, u roku od 72 sata nakon saznanja o povredi osobnih podataka ispitanika izvješćuje nadležno nadzorno tijelo. Izvješće koje se dostavlja nadzornom tijelu sadržava sve informacije sukladno članku 35. Opće uredbe.

XII. VREMENSKO RAZDOBLJE ČUVANJA OSOBNIH PODATAKA

Vaše osobne podatke obrađujemo dok se ne ispuni svrha obrade osobnih podataka. Nakon prestanka svrhe u koju su prikupljeni, vaše osobne  podatke više ne koristimo,  te isti ostaju u našem sustavu pohrane i čuvamo ih koliko nas obvezuju zakonski propisi o čuvanju arhivskog gradiva.

XIII. PITANJA I KOMENTARI

Pitanja i komentare možete uputiti službeniku za zaštitu osobnih podataka putem elektroničke pošte: slavko.bosnjak@vinkovci.hr

XIV. PROMJENE POLITIKE PRIVATNOSTI

Politiku privatnosti redovito ažuriramo kako bi ista bila točna i ažurna te zadržavamo pravo promjene sadržaja iste ako smatramo da je to nužno. O svim izmjenama i dopunama  biti ćete pravovremeno informirani putem naše internetske stranice u skladu s načelom transparentnosti.